Büromanagement / Team- & Geschäftsführungs-Assistenz (M/W/D)

  • Bürotätigkeiten
  • Köln, Germany

Büromanagement / Team- & Geschäftsführungs-Assistenz (M/W/D)

Job description

  • Du trägst die Verantwortung für unser Backoffice und managst dieses mit Struktur, Leidenschaft und Ordnung
  • Für dich heißt das nicht, dass du dich einfach nur um den Ein- und Ausgang der Post kümmerst, sondern dass du auch für eine rundum perfekte Organisation aller Belange sorgst, die der Arbeitsfähigkeit und dem Wohlbefinden deiner ca. 20 Kollegen zuträglich sind
  • Du korrespondierst und assistierst der Geschäftsführung bei diversen Projekten und Aufgaben
  • Du koordinierst die Urlaubsplanung, Reiseorganisation und andere administrative Team- und Büro-Aufgaben
  • Du beantwortest oder kanalisierst als Telefonzentrale allgemeine Kunden- und Lieferantenanfragen und bist auch für unser allgemeines E-Mail-Postfach verantwortlich
  • Du erledigst auch klassische Assistenzaufgaben wie die Anpassung und Ablage vorgefertigter Verträge und Organisation unserer Papierablagen, Personalordner und führst unsere Urlaubs-, Inventur- und Schlüssellisten
  • Du tätigst die wöchentlichen Überweisungen und pflegst unsere digitale vorbereitende Buchhaltung
  • Du bist der erste Ansprechpartner für unsere Kooperationspartner und Dienstleister bei Anfragen an die Geschäftsführung 

  • Du übernimmst die Zugangsverwaltung verschiedener Programme sowie Dateiablagen und richtest neuen Mitarbeitern benötigte Zugänge ein




Requirements

  • Du hast eine abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement o.ä. mit mehrjähriger Erfahrung in der Büroorganisation
  • Du bist hervorragend organisiert, kannst gut priorisieren und behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf und den Überblick über alle Aufgaben, Deadlines und Termine
  • Du kannst schnell tippen, hast gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und einen guten sprachlichen Ausdruck
  • Du liebst es Strukturen und Prozesse zu schaffen, zu optimieren und darin zu arbeiten
  • Du hast eine Leidenschaft für die Natur