Assistenz der Geschäftsführung - Schwerpunkt vorbereitende Buchhaltung & Backoffice-Management (M/W/D)

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Assistenz der Geschäftsführung - Schwerpunkt vorbereitende Buchhaltung & Backoffice-Management (M/W/D)

Job description

Als Assistenz der Geschäftsführung (M/W/D) bist du die rechte Hand unseres Geschäftsführers Hubertus. Du hältst ihm den Rücken frei und bildest eine wichtige Schnittstelle zum Team. In dieser Rolle bist Du zu 70% deiner Zeit verantwortlich für die Backoffice-/Finanz-Verwaltung und die vorbereitende Buchhaltung und 30% bestehen aus der persönlicher Assistenz von Hubertus. (Reiseplanung, Orga, Recherchen etc.) 


Das bieten wir:

  • Start-Up Feeling mit Gestaltungsspielräumen und flachen Hierarchien
  • Home Office / Remote-Arbeiten möglich und gewünscht
  • Arbeit mit Sinn in einem nachhaltig und sozial engagierten Unternehmen
  • Möglichkeit zur Weiterbildung und individuellen Entwicklung
  • Engagiertes Team mit kompetenten, lustigen und coolen Kollegen
  • Modernes Büro in zentraler Lage mit Domblick (Anschluss an ÖPNV)
  • Branchen-überdurchschnittliche Bezahlung
  • Modernes Arbeitsequipment (MacBook & Kopfhörer) - auch zur privaten Nutzung


Deine Aufgaben:


Geschäftsführungs-Assistenz:

  • Du verantwortest die vorbereitende Buchhaltung in Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater.
  • Du leitest unser Backoffice selbständig und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft. (Postverwaltung, Email- & Telefon-Korrespondenz)
  • Du unterstützt die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Themen (inkl. Nachverfolgung offener Aufgaben und Entscheidungen).
  • Du verantwortest alle allgemeinen Sekretariats- & Verwaltungsaufgaben
  • Für Bewerber/innen bist du Ansprechpartner/in und behältst den Überblick über die laufenden Prozesse.
  • Du verantwortest alle internen HR-Aufgaben wie die Urlaubsplanung, Überstundenverwaltung etc.
  • Du übernimmst die Organisation von Meetings und Teamevents, von der Vorbereitung inkl. Agenda über Dokumentation bis zur Nachverfolgung offener Aufgaben.

Persönliche-Assistenz:

  • Du organisierst Reisen und kümmerst dich um die Reisedokumentation und -abrechnung.
  • Du managest den Terminkalender, behältst Deadlines, Ereignisse und Entscheidungsnotwendigkeiten im Blick.
  • Du kanalisierst interne und externe Kommunikation und setzt Prioritäten.
  • Du bist nicht nur für Hubertus, sondern für das ganze Team ein wenig „gute Seele“ und sorgst dafür, dass immer alles Notwendige vorhanden ist.
  • Du erstellst und pflegst Statistiken, Berichte, Entscheidungsvorlagen oder Präsentationen.
  • Du siehst was noch besser laufen kann? Dann übernimm gerne die Projektverantwortung dafür und begeistere uns von deiner Idee!


    Requirements

    • Du bist ein wahres Organisationstalent. Je mehr Aufgaben du jonglieren kannst, umso wohler fühlst du dich. Du bleibst auch im Sturm der Fels in der Brandung.
    • Du behältst stets den Überblick, priorisierst Themen und planst deine und Hubertus Zeit sorgfältig und effizient.
    • Du magst den Umgang und die Kommunikation mit Menschen. Du bist freundlich-diplomatisch aber du weißt dich durchzusetzen, wenn nötig und kannst dich auch bei Gegenwind positionieren.
    • Du magst es, Verantwortung zu übernehmen. Dabei liegt dir nicht nur das Wohl von Hubertus und dem Team am Herzen sondern auch die Natur.
    • Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung und bringst mehrere Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung und im Officemanagement mit.
    • Du kannst gut formulieren und bist sicher in der Rechtschreibung. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie die gängigen Office-Programme beherrschst du natürlich auch.


    Wenn du bereits deine Leidenschaft für das Angeln entdeckt hast oder entdecken möchtest und Teil unserer nachhaltigen Mission werden möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung.


    Mehr über uns und unsere Arbeit erfährst Du hier.